Informativa relativa al trattamento dati
Hager Bocchiotti
INFORMATIVA RELATIVA AL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI DEI CLIENTI, AI SENSI DEGLI ARTT. 13 E 14 DEL REGOLAMENTO (UE) 679/2016 IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
Ultimo aggiornamento: 01/03/2021
Hager Bocchiotti S.p.A., con sede in Milano, via dei Valtorta n. 45, C.F. e P.I. 10891550153 (d’ora in avanti, anche, "Hager Bocchiotti” o la “Società” o il “ Titolare del Trattamento") riconosce l’importanza della protezione dei dati personali e si impegna proattivamente a trattarli in modo responsabile e conforme con i principi e le disposizioni applicabili previsti dal Regolamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali nonché alla libera circolazione di tali dati (il “Regolamento”) e/o dalla normativa nazionale vigente. A tal fine, la nostra Società, in qualità di Titolare del Trattamento, è tenuta a fornirLe, nella sua veste di “interessato” – cioè di soggetto al quale si riferiscono i dati oggetto del trattamento – specifiche informazioni in merito al trattamento da parte nostra dei Suoi dati personali che raccogliamo, organizziamo, utilizziamo, conserviamo o altrimenti trattiamo al fine dell’instaurazione, gestione e/o esecuzione del rapporto con Lei, nella Sua qualità di cliente di Hager Bocchiotti (il “Cliente”).
In conformità a quanto previsto dal Regolamento, con la presente informativa (l’“Informativa”), Le forniamo pertanto le seguenti informazioni.
A. TITOLARE DEL TRATTAMENTO E DELEGATO PRIVACY
Titolare del Trattamento è HAGER BOCCHIOTTI S.p.A., con sede in Milano, via dei Valtorta n. 45, C.F. e P.I. 10891550153.
Soggetto Delegato dal Titolare del Trattamento in materia di protezione dei dati personali, al quale potrà rivolgersi in qualunque momento per eventuali chiarimenti e per far valere i diritti di cui agli artt. 15-22 del Regolamento in appresso specificati (vd. paragrafo “I.” dell’Informativa), è il Sig. MASSIMO SBARAINI.
Il Soggetto Delegato può essere contattato con comunicazione da inviarsi a mezzo posta presso la sede legale di HAGER BOCCHIOTTI S.p.A. in Milano, Via dei Valtorta, 45 – CAP 20127 o all’ indirizzo di posta elettronica GDPR@hagergroup.com
B. CATEGORIE DEI DATI PERSONALI TRATTATI
I Suoi dati personali (i “Dati Personali” o i “ Dati”) che formano o possono formare oggetto di trattamento da parte della Società sono riportati di seguito:
DATI PERSONALI COMUNI
Si tratta di informazioni direttamente o indirettamente riferibili al Cliente e che permettono di identificarlo o renderlo identificabile.
Di questa tipologia di dati fanno parte ad esempio: dati anagrafici (nome, cognome, data di nascita, indirizzo di residenza o altri recapiti, ecc.) o indirizzi di posta elettronica; dati che consentono l’identificazione indiretta (quali user ID, numero di telefono fisso o mobile, ecc.); dati fiscali (quali codice fiscale, partita I.V.A., ecc.); dati relativi alla formazione professionale; dati dell’azienda o dell’organizzazione cui fa capo; dati reddituali/finanziari.
Il trattamento di questi Dati sarà effettuato nella misura strettamente necessaria allo svolgimento delle finalità indicate al paragrafo “C.” dell’Informativa.
Al fine di garantire una corretta instaurazione, gestione ed esecuzione della relazione contrattuale con i propri Clienti, Hager Bocchiotti potrà anche ottenere alcuni Dati Personali tramite i propri partner commerciali e terzi fornitori di servizi (quali, ad esempio, installatori di prodotti Hager Bocchiotti, ecc.) che potrebbero fornire informazioni specifiche relative agli acquisti di prodotti Hager Bocchiotti da Lei effettuati (compresi, a titolo esemplificativo, nome, indirizzo, prodotti / servizi acquistati).
C. FINALITÀ E BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Le informazioni che La riguardano saranno oggetto di un trattamento improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza nonché di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.
La raccolta ed il trattamento dei Suo Dati Personali sono effettuati per le finalità e sulle basi giuridiche specificamente indicate di seguito. È comunque sempre possibile richiedere al Titolare del Trattamento di chiarire la concreta base giuridica di ciascun trattamento ed in particolare di specificare se il trattamento sia basato sulla legge o previsto da un vincolo contrattuale di cui Lei è parte o su un legittimo interesse del Titolare del Trattamento.
1. finalità prodromiche all’instaurazione del rapporto e alla stipulazione del contratto e basi giuridiche
Per consentire la gestione di eventuali richieste da parte del Cliente in fase precontrattuale (per esempio, richieste finalizzate ad essere contattato e/o a ricevere informazioni relative ai prodotti e/o servizi del Titolare del Trattamento) o per consentire alla Società di svolgere le fasi prodromiche all’instaurazione del rapporto con Lei e alla relativa conclusione del contratto per la fornitura di prodotti e/o servizi Hager Bocchiotti.
basi giuridiche
Il trattamento per le suddette finalità è svolto in virtù di specifiche basi giuridiche: l’esecuzione di misure precontrattuali adottate ai fini della conclusione del contratto - cfr. art. 6.1 b) del Regolamento.
2. finalità relative alla corretta esecuzione di un contratto e basi giuridiche
Per finalità volte a: (i) consentire il corretto adempimento delle obbligazioni assunte contrattualmente da Hager Bocchiotti nei Suoi confronti e, quindi, consentire la fornitura di prodotti e servizi di Hager Bocchiotti; (ii) permettere la fruizione dei servizi connessi all’esecuzione del medesimo contratto (quali, ad esempio, servizi di assistenza tecnica e di post-vendita al Cliente, servizi di istruzione e formazione tecnica al Cliente); (iii) effettuare comunicazioni relative all’esecuzione del contratto (tra le quali, a titolo esemplificativo, informazioni e notifiche in merito a specifiche tecniche dei prodotti o servizi che il Cliente ha acquistato e/o allo stato ed alla qualità dei medesimi prodotti e/o servizi Hager Bocchiotti), (iv) gestire eventuali ulteriori richieste in merito ai prodotti e/o ai servizi offerti da Hager Bocchiotti o eventuali contestazioni del Cliente in merito ai prodotti o servizi stessi; (v) gestire il conto Cliente (gestione degli ordini, fatturazione, recupero crediti, ecc.).
basi giuridiche
Il trattamento per le suddette finalità è svolto in virtù di specifiche basi giuridiche: l’esecuzione di un contratto di cui Lei è parte – cfr. art. 6.1 b) del Regolamento.
3. finalità relative all’assolvimento di adempimento e/o obblighi di legge o relative all’esercizio dei diritti di difesa del Titolare del Trattamento e basi giuridiche
I Suoi Dati potranno essere trattati (i) per finalità amministrative, contabili e gestionali e per adempiere e conformarsi agli obblighi previsti dalla legge (quali, ad esempio, quelli di natura contabile e fiscale o in materia di antiriciclaggio), da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine di un’Autorità cui Hager Bocchiotti è soggetta; (ii) per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria.
basi giuridiche
Il trattamento per queste finalità è svolto in virtù di specifiche basi giuridiche: l’adempimento a obblighi di legge a cui il Titolare del Trattamento è soggetto – cfr. art. 6.1 c) del Regolamento – e/o il legittimo interesse del Titolare del Trattamento (nel pieno rispetto dei Suoi diritti e delle Sue libertà quale soggetto interessato) di tutelare i propri diritti in sede giudiziaria – cfr. art. 6.1 f) del Regolamento.
4. finalità di marketing e basi giuridiche
Hager Bocchiotti potrà fare uso, sussistendone i presupposti di legge, dei Suoi Dati Personali per: (i) attività di marketing diretto o per la trasmissione di comunicazioni (via e-mail, fax, posta cartacea, SMS o MMS) commerciali o pubblicitarie o promozionali, compreso l’invio di materiale pubblicitario e iniziative promozionali (anche tramite inviti a eventi o webinar) relative alle attività, ai prodotti e ai servizi offerti da Hager Bocchiotti; (ii) ricerche di mercato e sondaggi (via e-mail, fax, posta cartacea, SMS o MMS) per valutare il livello di soddisfazione del Cliente e, più in generale, per scopi di conduzione di analisi e studi statistici sui prodotti e servizi Hager Bocchiotti al fine di aiutarci a condurre la nostra attività in modo più efficace ed efficiente e per migliorare la qualità dei nostri prodotti e/o servizi e valutarne la prestazione.
basi giuridiche
Il trattamento per le finalità di cui al precedente punto (i) è svolto in virtù di una specifica base giuridica: il consenso (espresso, libero ed autonomo) del Cliente, quale soggetto interessato – cfr. art. 6.1 a) del Regolamento.
Il trattamento per le finalità di cui al precedente punto (ii) è svolto in virtù di una specifica base giuridica: il legittimo interesse del Titolare del Trattamento (nel pieno rispetto dei diritti e delle libertà dell’interessato) - cfr. art. 6.1 f) del Regolamento.
I Suoi Dati Personali, necessari per il raggiungimento delle finalità esposte al paragrafo “C.” dell’Informativa, sono e saranno trattati sia mediante supporti cartacei, sia con l’ausilio di strumenti elettronici o telematici comunque dotati di misure di sicurezza idonee a garantire i diritti e le libertà dell’interessato, la riservatezza, l’integrità e la disponibilità delle informazioni trattate secondo quanto previsto dal Regolamento, dalla legge e dai regolamenti aziendali interni.
I Suoi Dati Personali potranno essere inseriti nei sistemi informatici aziendali di gestione amministrativa (SAP) e commerciale (CRM - Customer Relationship Management).
E. NATURA OBBLIGATORIA O FACOLTATIVA DEL CONFERIMENTO
Il conferimento alla Società dei Suoi Dati Personali richiesto per le finalità di cui ai punti 1, 2 e 3 del paragrafo “C.” dell’Informativa è facoltativo ma necessario: il Suo eventuale rifiuto al conferimento dei Dati potrebbe infatti comportare l’impossibilità per la Società di compiere attività strettamente connesse e/o strumentali al raggiungimento delle finalità dichiarate e, pertanto, potrebbe, per esempio, non consentire a Hager Bocchiotti di soddisfare le Sue richieste ed eventualmente non consentire l’instaurazione del rapporto o la conclusione del contratto con Lei ovvero potrebbe determinare l’impossibilità per la stessa Società di eseguire le prestazioni oggetto del contratto con Lei già in essere.
Il conferimento alla Società dei Suoi Dati Personali richiesto per le finalità di cui al punto 4, lett. (ii) del paragrafo “C.” dell’Informativa è facoltativo: il Suo eventuale rifiuto al conferimento dei Dati non pregiudica l’instaurazione del rapporto e/o la conclusione o l’esecuzione del contratto con Lei, determinando esclusivamente l’impossibilità per la Società di svolgere ricerche di mercato e sondaggi per valutare il livello di soddisfazione del Cliente e, più in generale, per scopi di analisi e studi statistici sui prodotti e servizi della Società stessa.
Il conferimento alla Società dei Suoi Dati Personali richiesto per le finalità di marketing diretto di cui al punto 4, lett. (i), del paragrafo “C.” dell’Informativa è facoltativo e, pertanto, l’attività di marketing diretto sarà realizzata solamente con il Suo consenso espresso, libero ed autonomo.
Se dovesse avere dubbi in merito all’obbligatorietà o alla facoltatività del conferimento dei propri Dati Personali, La incoraggiamo a contattare la Società.
F. CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI PERSONALI
I Suoi Dati Personali non saranno diffusi, con tale termine intendendosi il darne conoscenza a soggetti non identificati in qualunque modo, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione.
I Dati Personali, o almeno alcuni di essi, saranno comunicati, solo ed esclusivamente per il raggiungimento delle finalità indicate al paragrafo “C.” dell’Informativa, a dipendenti e collaboratori del Titolare del Trattamento, facenti parte delle funzioni aziendali di Hager Bocchiotti, preposti al trattamento dei Dati Personali, che agiscono rispettivamente sotto l’autorità o la delega del Titolare del Trattamento in qualità di Soggetti Autorizzati o di Soggetti Delegati del trattamento e che abbiano necessità di trattarli per l’esecuzione delle loro mansioni o deleghe o in virtù della posizione che ricoprono. Tali incaricati, il cui numero sarà il più possibile contenuto, avranno accesso ai soli Dati pertinenti con l’attività loro assegnata e agiranno sulla base di istruzioni fornite in tal senso dal Titolare del Trattamento o dal soggetto da questo delegato.
I Dati Personali dei Clienti potranno inoltre essere comunicati, laddove necessario, alle seguenti categorie di destinatari:
A. Altre società del Gruppo di appartenenza di Hager Bocchiotti (società collegate, controllate o controllanti) o partner commerciali
Hager Bocchiotti potrà condividere i Dati Personali con, o dare accesso a, altre società del proprio Gruppo di appartenenza (società collegate, controllate o controllanti) o partner commerciali (quali, ad esempio, installatori di prodotti Hager Bocchiotti) per facilitare la gestione e l'amministrazione dei conti dei nostri Clienti o per permettere la prestazione di determinati servizi di assistenza ai Clienti.
B. Terzi fornitori di servizi
I Dati Personali potranno essere comunicati a terzi che svolgono specifici servizi per conto del Titolare del Trattamento (a titolo esemplificativo, terzi fornitori del servizio di gestione, manutenzione e supporto del sistema informatico o web, spedizionieri, servizi di marketing, analisi dei dati, ecc.).
Hager Bocchiotti potrà anche comunicare Dati Personali a consulenti esterni, avvocati e advisor, nel rispetto delle leggi applicabili in materia di protezione dei dati personali.
C. Altri soggetti terzi
Hager Bocchiotti potrà comunicare i Suoi Dati Personali anche ad altri soggetti terzi (compresa qualsiasi autorità competente, giudiziaria o amministrativa) per: (i) ottemperare ad obblighi imposti alla nostra Società dalla legge o da regolamenti nonché per ottemperare ad un ordine dell’Autorità giudiziaria o altra autorità pubblica; (ii) ove necessario, per accertare, esercitare o difendere i diritti del Titolare del Trattamento in un contenzioso potenziale, minacciato o concreto con il Cliente; o (iii) in occasione di cessione o altro trasferimento di tutta o parte dell’attività condotta da Hager Bocchiotti.
Tali destinatari, ove dovessero trattare Dati per conto di Hager Bocchiotti, saranno nominati come Responsabili esterni del Trattamento mediante apposito contratto (od altro atto giuridico) che li vincolerà alla Società prevedendone le garanzie prescritte dall’Art. 28 del Regolamento a tutela dei diritti e delle libertà dell’interessato.
L’elenco completo dei Responsabili del Trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento è disponibile presso la sede di Hager Bocchiotti.
Si informa, infine, che qualsiasi informazione che La riguarda potrà essere accessibile (direttamente o indirettamente) alle figure professionali che la Società ha identificato su base individuale e che ha espressamente designato come Amministratore di Sistema: si tratta del personale tecnico la cui attività è finalizzata alla gestione e alla manutenzione del sistema di elaborazione dei dati o di sue componenti (es. sovrintendere alle risorse del sistema operativo di un elaboratore o di un database e di consentirne l’utilizzazione, gestire le credenziali di accesso ai sistemi, organizzare i flussi di rete, effettuare i back up, adottare misure di protezione, ecc.).
G. LUOGO DEL TRATTAMENTO E TRASFERIMENTO DEI DATI
I Suoi Dati Personali sono trattati, sempre per le finalità indicate al paragrafo “C.” dell’Informativa, su server ubicati presso la sede legale sita in Milano, Via dei Valtorta, 45 o presso le sedi di altre società del Gruppo Hager, site all’interno dell’Unione Europea/Spazio Economico Europeo.
In considerazione del fatto che Hager Bocchiotti opera a livello mondiale, ai fini del raggiungimento delle finalità esposte al paragrafo “C.“ dell’Informativa, i Suoi Dati Personali potranno essere trasferiti a società del Gruppo Hager, a cui Hager Bocchiotti appartiene, aventi sede nell’Unione Europea/Spazio Economico Europeo e fuori dell’Unione Europea/Spazio Economico Europeo.
In tal caso, l'eventuale trasferimento da parte del Titolare dei Dati Personali in Paesi situati al di fuori dell'UE/SEE avverrà nel rispetto delle garanzie appropriate, opportune ai fini del trasferimento stesso, come disciplinate ai sensi degli articoli 45 e 46 del Regolamento o nell’ambito delle deroghe di cui all’art. 49.1 del Regolamento, adottando adeguate garanzie di riservatezza e sicurezza.
H. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI O CRITERI UTILIZZATI PER DETERMINARE TALE PERIODO
I Suoi Dati Personali verranno conservati e trattati dalla Società per il periodo di tempo necessario per il perseguimento delle finalità indicate al paragrafo “C.”, oppure per la differente durata richiesta dalla legge applicabile.
In ogni caso, al fine di assicurare il rispetto dei principi di necessità e proporzionalità del trattamento, fatti salvi eventuali ulteriori obblighi previsti dalla legge, il Titolare del Trattamento ha individuato diversi tempi di conservazione dei Suoi Dati in relazione alle singole finalità perseguite:
- per le finalità di cui al punto 1 del precedente paragrafo “C.” (richieste informazioni e/o contatto - fase precontrattuale), i Suoi Dati verranno conservati per il tempo strettamente necessario all’evasione delle Sue richieste e/o all’instaurazione del rapporto commerciale;
- per le finalità di cui ai punti 2 e 3 del precedente paragrafo “C.” (esecuzione del contratto e adempimento di obblighi di legge), i Suoi Dati saranno conservati per tutta la durata effettiva della relazione commerciale con Lei intercorrente, oppure per la differente durata richiesta dalla legge applicabile. Per esempio, i Dati contabili e fiscali saranno conservati per un periodo massimo di dieci anni dal momento della cessazione del rapporto commerciale;
- per le finalità di cui al punto 4 del precedente paragrafo “C.” (marketing), i Suoi Dati verranno conservati, a seconda dei casi, fino all’esercizio del Suo diritto di revocare il consenso e/o di ottenere la cessazione del trattamento e, comunque, per un periodo non superiore a 48 mesi dalla raccolta degli stessi a seconda della tipologia di prodotto e del grado di obsolescenza dello stesso.
Il Titolare del Trattamento potrebbe essere obbligato a conservare i Dati per un periodo più lungo, pari a quello di prescrizione del diritto medesimo, in ottemperanza ad obblighi di legge o di contratto o per l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria (es. obblighi di conservazione delle scritture contabili, gestione di eventuali contenziosi, ecc.).
Al termine del periodo di conservazione, i Dati Personali saranno cancellati: per questo motivo, al raggiungimento di tale termine, il diritto di accesso, cancellazione, rettifica e portabilità dei Dati Personali non potranno più essere esercitati.
I. DIRITTI DELL’INTERESSATO
Lei ha la facoltà in qualsiasi momento di esercitare i diritti riconosciuti dal Regolamento. In particolare, Le sono riconosciuti, oltre al diritto di revocare in qualunque momento, ai sensi dell’art. 7 del Regolamento, il consenso al trattamento per specifiche finalità eventualmente prestato, i seguenti diritti:
a) alle finalità del trattamento;
b) alle categorie di Dati Personali trattati;
c) ai destinatari o alle categorie di destinatari a cui i Suoi Dati Personali sono stati o saranno comunicati;
d) al periodo di conservazione dei Dati o, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
e) all’esistenza dei Suoi diritti, quale soggetto interessato, di chiedere al Titolare del Trattamento la rettifica o la cancellazione dei Suoi Dati Personali o la limitazione del trattamento di tali Dati e di opporsi al loro trattamento;
f) all’esistenza del diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo;
g) all’esistenza del Suo diritto di accedere, qualora i Suoi Dati non siano raccolti presso di Lei, a tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;
h) all’esistenza di un processo decisionale automatizzato.
J. AGGIORNAMENTI ALLA PRESENTE INFORMATIVA
Il Titolare del Trattamento si riserva il diritto di modificare e aggiornare l’Informativa sulla base di adeguamenti normativi, tecnici e/o commerciali.
Si consiglia, quindi, un controllo regolare e periodico della stessa e di riferirsi alla versione più aggiornata fornita sul nostro sito web, nell’apposita sezione [•]. La data dell’ultimo aggiornamento dell’Informativa sarà indicata nella parte superiore della medesima.
La presente Informativa annulla e sostituisce integralmente ogni altra precedente che deve pertanto intendersi superata.
La ringraziamo per l’attenzione e Le porgiamo distinti saluti.
Data: 01/03/2021
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